ניהול אירוע חיצוני בחתונה: כל (אבל כל) מה שרציתן לדעת

 אחת השאלות הנצחיות (והחשובות!) שחוזרות על עצמן אובר אנד אובר בקבוצה הסודית שלנו היא שאלת ניהול האירוע, או יותר נכון - האם כדאי לקחת מנהל.ת אירוע חיצונית לחתונה.

 

חלק מהשואלות בכלל תוהות מה בדיוק עושים מנהלי האירוע החיצוניים ובמה הם שונים ממנהלי האירוע מטעם האולם, ואחרות פשוט רוצות להבין אם הן צריכות מנהל.ת לחתונה הספציפית שלהן. אז כדי לעזור לכן להחליט ולהבין עוד על הנושא, אירחנו ללייב מעולה בקבוצה שלנו את המפיק ומנהל האירועים אורי פס, שנתן לנו את כל האינפו הכי חשוב ומעניין. 

 

פספסתן את הלייב? ריכזנו לכן כאן את כל התשובות לשאלות בנושא ובהמשך הכתבה תמצאו כמה ממנהלי האירוע המומלצים, עם כל המידע החשוב עליהם. נכון שסגרנו לכן את הפינה?

 

מה זה בעצם ניהול אירוע?

מנהל.ת אירוע ידאגו ביום החתונה לכן לכל הפרטים הקטנים, כדי להוריד מכן ומבני המשפחה שלכן כאבי ראש. הם חוסכים מכן טעויות ונוכחותם אמורה להבטיח לכן שקט נפשי ואפשרות ליהנות עד הסוף מהיום לו חיכיתן כל כך. על הדרך, הם גם חוסכים לכן כסף. 

 

 

אוקיי, אבל מה הם עושים בפועל?

חודש-חודשיים לפני האירוע הם כבר ישאלו אתכן המון שאלות כדי להבין בדיוק איך החתונה אמורה להיראות, יבנו אתכן לו"ז אירוע וינחו אתכן בנוגע לדברים חשובים (כמו למשל, כמויות אלכוהול). 

 

ביום עצמו רשימת המטלות שלהם היא ארוכה, וכל מה שיעשו נועד כדי לוודא שהכל מתקתק כמו שעון שוויצרי ביום הגדול שלכן: הם אלה שידאגו להיות בקשר עם נהגי ההסעות כדי לוודא שהאירוע לא מסתיים מוקדם מדי וגם - כדי שכולם יחזרו הביתה בשלום, יוודאו שתוספות שרציתן כמו עמדת התרעננות או גומי יעמדו במקומן, ישימו לב שלא ייפתחו בקבוקי אלכוהול מיותרים, ידאגו לספירה מדויקת של האורחים כך שלא יהיה תשלום מיותר על רזרבות, ידאגו שלו"ז החתונה יתקתק, ידאגו לתשלום לכל מי שצריך, ישמרו על הציוד האישי שלכן, יוודאו שהכספת תגיע ליעדה ועוד ועוד. מנהל האירועים הוא האדם שמייצג את האינטרסים שלכן בשטח ביום עצמו, שלעיתים עלולים להיו מעט שונים מהאינטרס של הלוקיישן בו החתונה מתקיימת. 

 

איך בוחרים מנהל.ת אירוע?

בדיוק בשביל זה הכתבה הזו קיימת! בהמשך הכתבה תמצאו מנהלי ומנהלות אירועים מומלצים, ושווה גם להיעזר בקבוצה הסודית שלנו להמלצות נוספות. ניסיון הוא דבר חשוב מאוד בתחום הזה, ומעל לכל - כימיה אישית, כי מדובר במי שאמור להיות הבסטי שלכן סביב תכנון וניהול האירוע, ופעמים רבות הקשר ממשיך גם הרבה אחרי החתונה. 

 

מה ההבדלים בין מנהל אירוע חיצוני לבין מנהל מטעם האולם?

גם מנהל האירוע מטעם האולם אמור לוודא שלו"ז החתונה מתנהל כמתוכנן, בדגש על הסקיצה וסידורי ההושבה. יש מקומות שבהם הוא לא יירד לפרטים הקטנים כמו מנהל אירוע מטעם בני הזוג, ויש גם מקומות שבהם האינטרסים של הזוג ושל המקום עלולים להתנגש. עם זאת, חשוב לומר ששני בעלי התפקידים הללו אמורים לעבוד בשיתוף פעולה ובגוד וייבז לאורך האירוע כולו. 

 

 

מאיזה שלב בהכנות לחתונה כדאי למצוא מנהל.ת אירוע?

אם אתן מחפשות ניהול אירוע בלבד, אפשר חודש-חודשיים לפני. אם מדובר בהפקה מלאה, זה הטלפון הראשון שתעשו. 

 

מה שעות העבודה של מנהל.ת האירוע ביום החתונה?

הם יגיעו למקום כשעתיים וחצי לפני קבלת הפנים. יש כאלה שיישארו עד הסוף, ויש מי שיישארו עד סביב 1:00 בלילה. 

 

אז איך אני יכולה לדעת אם אני צריכה מנהל.ת אירוע? זה רק למי שיש לה חתונה גדולה?

אם אתן רוצות לוודא שיש מי שיוריד מכן את עול ההתמודדות עם בלת"מים (שתמיד קורים) ביום האירוע, ושיש מי שדואג עבורכן לכל הדיטיילז ומוריד את המעמסה מכן ומבני המשפחה שלכן - מומלץ בחום לשקול את העניין. גם באירוע גדול וגם באירוע קטן - נוכחות של מנהל אירוע חשובה באותה מידה. 

 

מחפשות מנהלי אירוע פוטנציאליים לאיוונט שלכן? היעזרו ברשימה הבאה:

 

אורי פס

עדי יופה

זמיר תבור

רעות אריאלי

אורטל אידיסיס 

עובד בכר

מור שמואל

 

אורי פס

איך הגעת לתחום?

נולדתי לתחום השמחות. ב-15 השנים האחרונות אפשר להגיד שעברתי תואר ראשון פלוס פרופסורה בכלכלת חיי הלילה. הייתה לי הזכות לגדול יחד עם דור שלם של חברים ובליינים שגדלו איתי והפכו לדור שלם של מתחתנים.

 

חייתי ונשמתי את העולם הזה, אירגנתי, תיכננתי, תיפעלתי, יצרתי והפקתי מסיבות, הרמתי פסטיבלים, ניהלתי ליינים שונים במשך שנים ובהם חגגתי להמוני אנשים כל חגיגה אפשרית. החל מימי הולדת, דרך חגיגות גיוס, לחגיגות שחרור, לחגיגות עזיבה לטיסה הגדולה, לחגיגות סוף תואר ואז - מישהו היה צריך גם לחתן את אותם האנשים שסמכו עליו כל החיים.

 

מה חשוב לדעת עלייך?

אני מאוד טוטאלי. אני אלחם על כל שקל שיצא לכם מהכיס כאילו יצא מהכיס שלי. הזוגות שלי הם החיים שלי.

 

מה מייחד אותך?

היום אני מבין שהחיבור שלי לאנשים והזכות שיש לי לייצר עבורם שמחות הוא מרכיב בלתי נמנע שהיה חייב להמשיך להיות חלק מהעשיה שלי בכל דבר אשר אעשה. למדתי שהאכפתיות והאנושיות שלי לאנשים והיכולת לראות כל זוג כאילו הם החברים הכי טובים שלי הפכו למשהו שמאפיין אותי ונותן לי דלק בכל פעם מחדש להמשך הדרך.

 

מה אתה הכי אוהב בעבודה שלך?

את העובדה שכל יום בחיים שלי הוא היום הכי מאושר של הלקוחות שלי.

 

הטיפ של אורי:

אם לא בא לכן לדאוג ואתן מגדירות את עצמכן כקונטרול פריק - קחו איתכן איש מקצוע. הוא ישנה לכם את כל החוויה ויאפשר לכם באמת ליהנות מיום החתונה שלכן. 

 

לפינצטה של אורי: קליק

 

(צילום: עידן חסון)

 

(צילום: אליאב אוזן)

 

(צילום: Flea studio)

 

 

עדי יופה

איך הגעת לתחום?

תמיד הייתי זו שמארגנת לכולם ימי הולדת, מסיבות וכל אירוע מיוחד שהיה בסביבה שלי. לפני 6 שנים, אחרי שחזרתי מהטיול הגדול, הבנתי כי עולם החתונות הוא אני ושם נמצא הלב שלי. נכנסתי לתחום האירועים והחתונות בגלל אהבה ורצון מאוד גדול להיות ביום הכי חשוב של אנשים ולדעת שאני זו שגורמת לדברים לתפקד ולעבור בצורה הכי טובה שיש.

 

מה מייחד אותך?

הקשר הבין אישי שאני יוצרת עם הזוגות שלי. מהר מאוד מתפתחים יחסי חברות אמון ואכפתיות, וזה מה שגורם להם ולקרובים אליהם לפנות אלי בכל שלב ושלב בדרך.

 

מה החלק האהוב עליך בעבודה? 

הרגע הקטן הזה לפני שנכנסים לחופה. לראות את בני הזוג שליוויתי תקופה מתרגשים ומבינים שהגיע הזמן שלהם!

 

הטיפ של עדי:

תהיו אתן. תהנו ותנצלו כל רגע עם האורחים שלכם, היום הזה עובר מהר!

 

לפינצטה של עדי: קליק

 

 

 

 

 

זמיר תבור

איך הגעת לתחום?

המון שנים עסקתי באירועים ואירוח, מניהול ברים ומסעדות ועד לאירועי חברות וחתונות. לפני 8 שנים החלטתי להשקיע כל כולי בלשמח אנשים, לעזור להם להגשים חלומות ולהפוך להם את חוויית החתונה לחוויה כיפית ורגועה.

 

מה מייחד אותך?

אני נותן הכל מהלב וכל אירוע מבחינתי זה משהו מרגש וחדש. אני סופר זמין, יורד לפרטים קטנים, רגוע ומקצועי. 

 

מה החלק האהוב עליך בעבודה? 

לשמח זוגות ומשפחות ביום הגדול הזה שלהם.

 

הטיפ של זמיר:

לא להשאיר דברים לרגע האחרון. לתכנן חתונה בנועם. גם ככה זה אירוע מאוד מלחיץ :)

 

לפינצטה של זמיר: קליק

 

(צילום: עידן חסון)

 

(צילום: לירון סהר)

 

(צילום: ידין חסון)

 

רעות אריאלי

איך הגעת לתחום?

הגעתי לתחום מעיצוב אירועים, ומשם ההפקה השתלטה על חיי - וטוב שכך.

פתחתי את העסק אחרי החתונה שלי. למרות שהיא הייתה מדהימה (כי התחתנתי עם בחיר ליבי) היא הייתה מאוד טראומטית ויצאתי עם עוגמת נפש מכל ההתנהלות של האירוע. 

החלטתי שאני עושה תיקון לחתונה שלי דרך הזוגות שלי, והופכת להם את החלום למציאות תוך שמירה עליהם כמו שהייתי רוצה שיהיה לי.

 

מה מייחד אותך?

מעבר הפקה וניהול אירועים אני גם מנהלת גן אירועים. חשוב להבין שעולם החתונות הוא מורכב וצריך לדעת להתנהל בתוכו, ולהגיע מתוך המערכת עוזר מאוד להוציא את המיטב מכל סיטואציה.

 

מה החלק האהוב עלייך בעבודה?

הזוגות והחברות שנוצרת איתם. תהליך חתונה הוא תהליך עדין מאוד שדורש רגישות, הכלה, הומור והכוונה. אני לא מרגישה שהזוגות שלי הם ״עבודה״ אלא הם חלק ממני בצורה כזאת או אחרת, וזה מה שהופך את כל התהליך לקליל מצד אחד ומדוייק מצד שני ואותנו לחברים. 

 

הטיפ של רעות:

חתונה טובה נקבעת לפי הוויב שהזוג מביא איתו לאירוע! תבואו להרים לעצמכם קודם כל וכולם יצטרפו אליכם.

 

לפינצטה של רעות: קליק

 

 

 

 

אורטל אידיסיס

איך הגעת לתחום?

לפני 6 שנים התחתנתי ללא מנהלת אירוע חיצונית, וכבר באותו ערב ראיתי כמה זה נחוץ! כל הציוד שהכנתי לא היה מסודר איך שדמיינתי, אחי הקטן הופקד על כל עניין הושבת האורחים והרזרבות - שאין לו באמת שום נסיון בכך, ההורים התנהלו מול הספקים ולא נהנו והשיא היה שבשעה 00:00 יצאתי מרחבת הריקודים לשלם לצלם מגנטים ומצאתי את השמלה השניה עומדת בחדר ומחכה לי. הראש באותו יום לא עובד וחובה מישהי מקצועית שתהיה שם לוודא שכלום לא מתפספס או נופל בין הכיסאות.

 

מה חשוב לדעת עלייך?

באותו ערב אני הראש והלב של האירוע שלכם. הכל עובר דרכי: מתדרוך מקצועי לפי הצעידה לחופה, ועד לספירה מדויקת של האורחים שלכם שמתורגמת לחיסכון כספי עצום. 

אני יודעת איך הדברים מתנהלים מאחורי הקלעים ואיך אני רוצה שיעבדו בשביל שיהיה לכם את האירוע הכי מושלם שיש, בלי לעגל פינות וללא פשרות על כלום. אני מנצחת על הכל ואתם מגיעים נטו לשמוח וליהנות כמו שאר האורחים.

 

מה מייחד אותך?

כמישהי שעברה חתונה אני יודעת בדיוק מה אתם צריכים בכל רגע נתון, אהיה לצידכם בכל שלב באירוע לוודא שהכל מתקתק לפי הקצב שלכם ולא לפי הנוחיות של האולם. אני דואגת שאתם והמשפחות לא תבואו לעבוד - אני עושה את הכל ולכם נשאר רק ליהנות.

 

מה החלק האהוב עלייך בעבודה?

את הטלפון של הזוגות ביום למחרת, לדעת שהאירוע עלה על הציפויות ועבר כל דמיון אפשרי. זה מרגש אותי כל פעם מחדש וגורם לי להמשיך לעשות את מה שאני אוהבת הכי טוב שיש בכל יום מחדש.

 

הטיפ של אורטל:

פשוט ליהנות! חתונה היא אירוע חד פעמי שעבדתן עליו לא מעט. אתן חייבות באותו ערב לשחרר ולקחת מפיקה או מנהלת אירוע שתתעסק ותתרוצץ ותוודא שהכל קורה לפי החלום שלכם.

 

לפינצטה של אורטל: קליק

 

(צילום: ידין חסון)

 

(צילום: איתי אהרון)

 

(צילום: YOUR STORY)

 

 

עובד בכר

איך הגעת לתחום?

זה קרה ב-2009, כשזוג חברים ביקשו שאעזור להם לארגן את החתונה.
מיד אחרי שבירת הכוס בחופה שלהם הבנתי. הבנתי שאני מאוהב בעולם קסום.
התחלתי מלמטה - בארגון וניהול חתונות ואז הקמתי את 'עובד בכר ניהול וארגון חתונות'. 

 

לפני למעלה מעשור עלה בראשי הרעיון של שירות ניהול אירוע אישי. הוא צץ לאחר שארגנתי לאחותי הקטנה את החתונה ולמעשה במקום ליהנות ״עבדתי״ באירוע שלה. יום למחרת פיתחתי את הרעיון. בזמנו היינו 2 חברות בארץ בלבד שנותנות את השירות הזה, ואני זוכר שלא היה קל אז לשווק את זה לזוגות. זה היה משהו חדש שנכנס לעולם החתונות, אבל מאוד האמנתי בזה, וצדקתי. זה הופך להיות שירות שהמון המון זוגות רוצים אצלם באירוע.

 

מה חשוב לדעת עליך?

אני מאמין מאוד במשפט "הצלחה באה לפני עבודה רק במילון".
אני פרפקציוניסט, נותן מעצמי 200% בכל חתונה כאילו היא החתונה האישית שלי. נלחם עבור הזוגות שלי ולא מתפשר גם על הדברים הקטנים, וגם לא פחות חשוב - על תהליך כיפי ומהנה.

 

מה מייחד אותך?

לעיתים אני נשאל "איך אתה שומר על תשוקה וחיוך גם אחרי שנים רבות בתחום?", והתשובה היא פשוטה: אהבה ותשוקה אמיתית למה שעוסקים בו, הם סוד ההצלחה. כל אירוע הוא עולם ומלואו, ואני מתרגש בכל חופה מחדש. אני נותן ערך מוסף לכל זוג וזוג, מעבר להיותי מנהל אירוע שלהם. הסיבה לבחירה בי היא לא בגלל העיניים היפות שלי (כי הן רגילות לחלוטין) אלא בזכות הנסיון הרב, המקצועיות והשירות המצויין שאני מעניק לזוגות שלי. על כך יעידו מאות חוות דעת.

 

מה החלק האהוב עליך בעבודה? 

אני אוהב את הפגישה הראשונה. את כל האמצע. ואת שיחת התודה המרגשת למחרת...

יש זוגות שסוגרים שנה מראש, וזה באמת חתיכת תהליך. לא מעט מהזוגות שלי הפכו כבר למשפחה, חלק העבירו אותי בין כל החברים, בחלק הייתי אצל כל האחים והאחיות. אבל הכי כיף לראות את הזוגות שלך אורחים בחתונות אחרות. אתה יודע שהם המליצו עליך, ואתה יודע שעשית משהו נכון.

 

הטיפ של עובד:

עד יום האירוע אתם מארגנים את החתונה. ביום החתונה אתם לא באים להתחתן (זה ברור מאליו), אתם באים ליהנות! היום הזה טס, וחשוב ליהנות מכל רגע.

 

לפינצטה של עובד: קליק 

 

(צילום: דריה גלר)

 

 

(צילום: רומבה צלמים)

 

 

מור שמואל

איך הגעת לתחום?

מאז שאני זוכרת את עצמי תמיד הייתי מפיקה הכל. מימי ההולדת שלי, שתמיד היו ברמה הכי גבוהה שיש ועם ירידה לפרטים הכי קטנים, ועד לאירועים של כל הסובבים אותי. עם השנים היה לי ברור שזה מה שאני רוצה לעשות. בזמן שעשיתי את התואר שלי בתקשורת הבנתי שאני לא יכולה לעסוק בשום דבר אחר חוץ מלהפיק, והרי ידוע שאתה עושה הכי טוב את מה שאתה הכי אוהב לעשות. 

 

מאז שהפכתי את התחביב שלי למקצוע עברו 8 שנים, בהן עבדתי בחברות הפקה גדולות כמפיקת אירועים עסקיים ופרטיים, ובמקביל הפקתי וניהלתי חתונות מקצה לקצה. לפני שנה הבנתי שאני רוצה קשר יותר הדוק עם הלקוחות שלי ויצאתי לעצמאות. תוך כדי העשייה התחלתי יותר ויותר להתמקד בהפקת חתונות כי אין דבר מרגש יותר מללוות זוגות ביום המאושר בחייהם ולדאוג שזה יהיה יום בלתי נשכח עבורם.

 

מה חשוב לך שיידעו עלייך?

אני מתייחסת לכל זוג שאני מפיקה להם חתונה כאילו מדובר בחברים הכי טובים שלי. הם ממש הופכים להיות כמו משפחה עבורי וחשוב לי כל פרט ופרט ברמה האישית. אני חושבת שכשמדובר ביום כל כך חשוב ומיוחד היחס הפרסונלי והאינטימי בין המפיק לזוג הוא אחד המרכיבים הכי חשובים לאירוע מוצלח ואני דואגת להיות זמינה עבורם לכל דבר ושאלה לאורך כל הדרך.

 

מה מייחד אותך?

אני מגיעה עם ניסיון של שנים בהפקת אירועים מורכבים במגזר העסקי והפרטי, וזה נותן לי את היכולת להתמודד ולפתור בעיות בכל רגע נתון מבלי להיכנס לפאניקה והכל עם חיוך. עם השנים למדתי לייצר פתרונות קריאייטיבים לכל תרחיש ואין אתגר שאני לא יודעת להתמודד איתו.

 

מה את הכי אוהבת בעבודה שלך? 

אין דבר שאני אוהבת יותר מלראות אנשים שמחים ומחייכים. אני תמיד מחכה בכמיהה לרגע קבלת התמונות מהאירוע לראות את האושר בעיניים של הזוגות שלי. מבחינתי זו ההוכחה הכי טובה לאירוע מוצלח.

 

הטיפ של מור שמואל: 

תזכרו שכל מי שהגיע לאירוע שלכם הגיע כדי לשמוח איתכם ולהרים לכם, ולכן חשוב שתהיו הכי משוחררים ובשיא שלכם. בדיוק בשביל שזה יקרה יש אנשי מקצוע שידאגו שהכל יתקתק מסביב ולכם נשאר רק להגיע ולשמוח ביום המאושר בחייכם.

לפינצטה של מור שמואל: קליק

(צילום: יניב כאדר)

 

 

(צילום: מיכאל טומרקין)

 

מאת:כלות אורבניות